职场 | 将繁重的工作做到井然有序,生活自然就精致了

史蒂芬•科维的“四象限法则”

时间管理领域最常用的方法是史蒂芬•科维的“四象限法则”，他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类：重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

如果你整天都在做不重要也不紧急的事，那你的人生终将碌碌无为。如果总在做不重要而很紧急的事，虽然看起来很忙，但是没有什么成效，对于这类事，要想办法委托给别人做或者尽量少做。

如果重要而又紧急的事做得太多，压力就会倍增，难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事，比如学习、战略规划、培养下属成长，如果长期不顾不管，它们慢慢就会变成重要而紧急的事。

心无杂念，安于当下

为什么很多人虽然懂了时间管理的道理，却依旧无法管理好自己的时间呢？

有些时候，是因为有件“重要但不紧急”的事需要做，所以无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划，但总是定不下心来，不是想着下午有个重要的谈判，就是想着晚上还要讲课，这些都是紧急的工作。结果心里烦躁，完全无法安心准备那个计划。

庄子曰：“至人之用心若鉴，物来则现，物去不留。”意思是至人的心像镜子一样，事情来了在面前自然显现，事情走了心也清空了。

这其实才是一个人专心致志工作时应有的状态：尽管下午有一个非常严肃的谈判，或者一个答辩，但是也不影响我现在把手头的工作做好。

中国的古代哲学中这些管理时间的智慧是需要很长时间去修炼的。王明阳是这一理念修行的集大成者。他提出的办法是“知行合一”，你心心念念都在所做的事情上，才是真正的知行合一。

巧用工作篮，清空你的大脑

有的人可能会说，哪有那么容易，我的事情总是千头万绪，根本静不下心来。其实困扰我们的不是这件事情本身，而是未完成的事情给你形成的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事，这会导致你眼下所做的事效果失真。

东方哲学会告诉你，忘掉脑海中的那件事，专注于当下，只处理眼下的事。要做到其实很难。西方人的方法是做一个工作篮，里面装着待处理的事情，你只要把未处理的事情扔进工作篮，一件一件地处理就好了。

使用工作篮方法，你就需要设置一个工作篮，里装着待处理的事件，当你记下了这件事情，同时记下了它的准备时间，就可以把它从记忆区删除了，你的精力只需要安放在眼下该处理的事上即可。

你可以把自己的大脑处理成一个CPU和内存的关系。CPU不负责存储，把存储全部交给内存。需要运算什么，再从内存中调出来，用CPU来处理，处理完之后再把它丢回到内存中去。

现在有了智能手机，通常都自带日程表，你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判，那么在周二上午10点到12点，腾出时间来为这个谈判做准备。用这种方式来规划工作和生活，你会发现自己的心平静了很多，思绪也不会漂浮不定。这就是工作篮的原理。

营造利于行动的环境

在进入工作状态之前需要做一些准备工作，比如给自己安排一张舒服的桌子，周围放一些自己喜欢的书，然后放一台笔记本电脑。为自己营造一个喜欢的氛围，作为一个“行动触发”。

除了给自己准备一个精心布置的工作区域以外，还要给自己准备一个移动的工作区，这是随着时代发展，我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。

由于工作和生活的原因，很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市，频率变得越来越高，你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。飞机上很安静，没有人跟你说话，手机也不能用，因为没有人打扰，所以效率往往很高。

当你给自己准备好工作区以后，就要提醒自己提升工作效率。

处理任务：清空工作篮

处理阶段的任务就是清空工作篮，在这个阶段，你需要对所有收集的信息进行处理。彻底地清空你的工作篮，这并不意味着完成你收集到的所有工作，因为你所收集的工作未必一定都得由你来完成，但是你必须处理它们。

处理阶段有三个基本原则：

工作篮中有一些内容是不需要采取行动的，此时你需要对它们进行分辨。如果这件事现在根本决策不了，三年后再说，那么就把它扔在一边，或者这件事只能作为参考资料收集起来。这样工作篮中需要处理的事务就会逐渐减少，可以想象一下，你有一个工作篮，里边放了很多件事，做完一件事拿走一件，做完一件事归档一件……你的工作就会变得越来越少，你的生活也会变得越来越高效。

立刻行动